Pengertian dan Tips Komunikasi Efektif

Baca Juga

Semua orang berkomunikasi untuk menyampaikan pesan. Namun, tidak semua orang bisa menyampaikan dan menerima pesan dengan baik --yang disebut komunikasi efektif (effective communication). Berikut ini pengertian dan teknik, cara, atau tips komunikasi efektif.

Komunikasi efektif diartikan sebagai kemampuan untuk menyampaikan pesan kepada orang lain secara efektif.

Secara etimologis, kata efektif (effective) sering diartikan dengan mencapai hasil yang diinginkan (producing desired result), dan menyenangkan (having a pleasing effect).

Saat berkomunikasi dengan orang lain, kita sering fokus pada apa yang harus kita katakan. Namun, komunikasi yang efektif bukanlah tentang berbicara dan lebih banyak tentang mendengarkan!

Pengertian Komunikasi Efektif

Komunikasi efektif adalah komunikasi yang berhasil mencapai tujuan, mengesankan, dan mampu menghasilkan perubahan sikap (attitude change) pada komunikan.

Komunikasi efektif juga berarti penyampaian pesan oleh penyampai pesan (komunikator) yang mudah dipahami dan berdampak pada penerima pesan (komunikan). 

Pesan dalam komunikasi antara lain informasi, ide/gagasan, dan pemikiran dengan tujuan memberikan informasi, pendidikan, atau hiburan.

Wikipedia mendefiniskan komunikasi efektif sebagai "pertukaran informasi, ide, perasaan yang menghasilkan perubahan sikap sehingga terjalin sebuah hubungan baik antara pemberi pesan dan penerima pesan." 

Pengukuran efektivitas dari suatu proses komunikasi dapat dilihat dari tercapainya tujuan si pengirim pesan.

Sedikitnya ada lima sasaran pokok dalam proses komunikasi. Jika kelima hal ini tercapai, sebuah komunikasi dapat dikatakan efektif.

1. Membuat komunikan atau audiens mendengarkan apa yang kita katakan (atau melihat apa yang kita tunjukkan kepada mereka).
2. Membuat audiens memahami apa yang mereka dengar atau lihat.
3. Membuat audiens menyetujui apa yang telah mereka dengar (atau tidak menyetujui apa yang kita katakan, tetapi dengan pemahaman yang benar).
4. Membuat audiens mengambil tindakan yang sesuai dengan maksud kita dan maksud kita bisa mereka terima.
5. Memperoleh respons atau umpan (feedback) balik dari audiens.

Faktor Komunikasi Efektif

Faktor komunikasi efektif meliputi lima hal berikut ini:

1. Kejelasan (Clarity) --kejelasan pesan yang disampaikan.
2. Ketepatan (Accuracy) --kebenaran informasi yang disampaikan.
3. Konteks (Context) –dalam hal ini gaya bicara dan pesan disampaikan dalam situas yang tepat.
4. Alur (Flow) –urutan pesan atau sistematika penyampaian.
5. Budaya (Culture) –sesuai dengan bahasa, gaya bicara, dan norma-etika yang berlaku.

Faktor lain yang menentukan komunikasi efektif, antara lain:

1. Kepercayaan komunikan terhadap komunikator.
2. Keterampilan komunikasi komunikator .
3. Daya tarik pesan.
4. Kesesuaian isi pesan dengan kebutuhan komunikan.
5. Kemampuan komunikan dalam menafsirkan pesan (decoding).
6. Setting komunikasi kondusif atau nyaman dan menyenangkan.

Tips Komunikasi Efektif: REACH

Tips  komunikasi efektif formula REACH ini sangat populer. Rumus ini antara lain dikemukakan Prijosaksono dkk. dalam buku Make Yourself A Leader (2000).

Ada lima indikator atau Lima Hukum Komunikasi Yang Efektif (The 5 Inevitable Laes of Effective Communication) yang diringkas menjadi REACH --singkatan dari Respect, Empathy, Audible, Clarity, Humble.

1. Respect 

Respect artinya rasa hormat. Komunikasi akan efektif jika dilakukan dengan menghargai komunikan atau audiens.

2. Empathy 

Empathy (empati) artinya menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain.

Empati adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain. Kita harus mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan atau dimengerti oleh orang lain. 

Komunikasi dengan cara ini disebut dengan komunikasi empatik. Dengan memahami dan mendengar orang lain terlebih dahulu, kita dapat membangun keterbukaan dan kepercayaan yang kita perlukan dalam membangun kerjasama atau sinergi dengan orang lain. 

Sikap empati akan  memampukan kita untuk dapat menyampaikan pesan dengan cara dan sikap yang akan memudahkan penerima pesan menerimanya.

3. Audible 

Audible artinya dapat atau mudah didengarkan sehingga mudah diterima dan  dimengerti dengan baik. Ini terkait gaya bicara, teknik vokal, serta alat bantu audio seperti mikrofon dan speaker.

4. Clarity

Clarity artinya kejelasan pesan, tidak menimbulkan multiinterpretasi, kesalahpahaman (misunderstanding), dan persepsi yang keliru (mispersepsi).

Clarity juga dapat diartikan sebagai keterbukaan dan transparansi. Dalam berkomunikasi kita perlu mengembangkan sikap terbuka (tidak ada yang ditutupi atau disembunyikan), sehingga dapat menimbulkan rasa percaya (trust) dari penerima pesan atau anggota tim kita. 

5. Humble 

Humble artinya rendah hati, mau menghargai, mendengar, menerima kritik, tidak sombong.

Humble terkait dengan hukum komunikasi efektif yang pertama (respek), yaitu membangun rasa menghargai orang yang diberi pesan. 

Sikap rendah hati dapat dikatakan sebagai bentuk penghargaan komunikator terhadap komunikan sebagai penerima pesan.

Untuk melakukan komunikasi efektif, hal-hal berikut ini harus mendapatkan perhatian:

1. Menguasai pesan/materi.
2. Mengenali karakter komunikan/audiens.
3. Kontak Mata (Eye Contact)
4. Ekspresi Wajah.
5. Postur/Gerak Tubuh
6. Busana yang sesuai dengan suasana.

Teknik Vokal dalam Komunikasi Efektif

Secara tekniks, untuk mencapai komunikasi efektif, secara verbal komunikasi “memainkan” teknik vokal, yaitu mengeluarkan suara terbaik sehingga audible dan jelas.

Teknik vokal dalam komunikasi meliputi hal-hal berikut ini:

1. Speed/tempo --kecepatan bicara; variatif, jangan terlalu cepat jangan pula terlalu lambat.
2. Volume --tinggi-rendah nada bicara, disesuaikan dengan karakter dan jumlah audiens.
3. Aksentuasi –penekanan (stressing) pada kata-kata tertentu.
4. Artikulasi –kejelasan kata demi kata yang diucapkan.
5. Projection --memproyeksikan (mengarahkan) suara sampai ke bagian paling belakang ruangan tanpa harus berteriak.
6. Pronounciation (Pelafalan) –pelafalan kata demi kata secara jelas dan benar.
7. Repetition (pengulangan) --untuk mengulangi kata-kata penting dengan irama yang berbeda.
8. Hindari gumaman (Intruding Sound) terlalu sering.
9. Ringkas, namun jelas. Jangan bertele-tele.

Secara non-verbal, komunikasi efektif dapat dibangun dengan gestur (gerakan tubuh), cara berpakaian sesuaikan dengan acara atau suasana, dan ekspresi wajah.

Hasil survei Mechribian & Ferris menunjukkan, dalam komunikasi verbal, keberhasilan menyampaikan informasi:

1. 55% ditentukan oleh bahasa tubuh (body language), postur, isyarat, dan dan kontak mata.
2. 38 % ditentukan oleh nada suara.
3. 7 % saja ditentukan oleh kata-kata.

Data di atas menunjukkan, aspek non-verbal memainkan peran terbesar dalam sebuah komunikasi sekaligus penentu efektivitas komunikas.

Dengan demikian, komunikasi efektif itu menyangkut isi dan cara, APA yang dikatakan dan BAGAIMANA mengatakannya. Pesan harus dikemas dengan baik, demikian juga cara menyampaikannya.*