Panduan Bekerja dari Rumah plus Aplikasi Work from Home

Baca Juga

Bekerja di rumah (Work at Home) menjadi fenomena era internet. Kini, wabah Virus Corona atau Coronavorus Disease 2019 (Covid-19) mempopulerkan Bekerja dari Rumah (Work from Home).

WFH menjadi salah satu pilihan dan cara memutus penyebaran Virus Corona. Bukan hanya WFH, bahkan ibadah shalat pun dianjurkan di rumah (bukan di masjid).

Shollu fi buyutikum (shalatlah di rumah kalian) yang pernah terjadi zaman Nabi Muhammad Saw kini populer di kalangan umat Islam. Fatwa MUI No. 14 Tahun 2020 mengimbau umat Islam shalat di rumah.

Pemerintah juga mengimbau penerapkan "menjaga jarak" (social distancing) sebagai salah satu cara pencegahan dengan menghindari tempat keramaian.

Pemerintah meliburkan sekolah/universitas untuk sementara hingga beberapa waktu. Di sisi lain, banyak perusahaan dilema dalam menerapkan sistem kerja Work From Home mengingat roda bisnis yang harus terus berputar.

WFH Belum Jadi Budaya

Menurut IT Security Consultant PT Prosperita – ESET Indonesia, Yudhi Kukuh, Work From Home (WFH) atau bekerja dari rumah memang belum menjadi budaya yang umum di Indonesia.

"Wajar jika perusahaan merasakan kekhawatiran terutama yang datang dari ancaman siber," ujarnya dalam rilis ESET yang diterima romelteamedia.com, Jumat (20/3/2020).

Namun, lanjut Kuuh, kehadiran teknologi dapat menghilangkan semua kerisauan, teknologi dapat membantu perusahaan menjalankan bisnis meskipun karyawan harus bekerja di rumah.

Ia mengingatkan, penggunaan aplikasi chat, tele konferensi, VPN dan teknologi keamanan siber berlapis dan komprehensif menjamin perusahaan beraktivitas lancar seperti biasa.”

Lantas bagaimana dengan perusahaan yang lebih kecil, seperti di Indonesia yang tentunya banyak memiliki perusahaan kecil dan menengah?

"Situasi mereka sepertinya akan sangat berbeda, agar produktif, ada persyaratan umum yang dibutuhkan semua pekerja WFH," kata Kukuh.

Panduan untuk Bekerja dari Rumah

Berikut ini rilis ESET tentang pandan bekerja dari rumah.

Untuk dapat bekerja dengan lancar, dibutuhkan beberapa hal sebagai berikut:

• Komputer
• Koneksi internet yang bagus
• Aplikasi obrolan dan konferensi
• Ruang kerja khusus (lebih disukai)
• Telepon (optional)
• Motivasi diri dan disiplin
• Rutinitas yang ketat

Yang penting, perusahaan harus mempersiapkan diri dan karyawan mereka untuk meminimalisir risiko keamanan siber yang terkait dengan pekerjaan jarak jauh.

Tantangan Bekerja di Rumah

1. Keamanan Jaringan Rumah

ESET mengingatkan, karyawan akan menempatkan data dan perangkat perusahaan pada risiko yang lebih besar karena mereka meninggalkan lingkungan kerja yang biasanya sudah terjamin keamanannya.

"Minta karyawan untuk mengaudit kerentanan lingkungan rumah mereka sendiri sebelum menghubungkan perangkat kerja," kata Kukuh.

Dikemukakannya, kewaspadaan harus terus dibangun, apalagi dengan adanya celah keamanan yang secara terus-menerus terbuka pada perangkat Internet of Things (IoT) yang rentan.

Kukuh menekankan, ini adalah waktu yang tepat bagi karyawan untuk mengambil tindakan pengamanan dengan kata sandi yang kuat dan memperbarui firmware (perangkat lunak) mereka ke versi terbaru.

Oleh karena itu, perangkat perlu dilindungi dari kehilangan dan pencurian dengan opsi seperti:

• Full disk encryption memastikan bahwa bila perangkat jatuh ke tangan yang salah, data perusahaan tidak dapat diakses.

• Logout saat tidak digunakan, baik di rumah maupun di tempat umum. Anak yang ingin tahu secara tidak sengaja mengirim email ke bos atau pelanggan dengan mudah dicegah, tindakan ini membatasi kesempatan bagi seseorang untuk mengakses mesin saat berada di tempat umum.

• Kebijakan kata sandi yang kuat, menerapkan kata sandi saat boot, mengatur batas waktu tidak aktif, dan melarang catatan tempel (sticky note) dengan kata sandi tertulis di sana.

• Jangan pernah meninggalkan perangkat tanpa pengawasan. Jika ada di dalam mobil, maka pastikan meletakannya di tempat aman yang jauh dari pandangan atau tidak terlihat.

• Update firmware router, CCTV, Wifi atau NAS yang ada di rumah.

• Update sistem operasi dan applikasi yang ada di komputer lain di rumah yang tergabung dalam jaringan yang sama, serta gunakanan aplikasi security untuk semua komputer anggota rumah. ESET menyediakan produk yang mampu melindungi seluruh komputer yang ada.

Akses Jaringan dan Sistem Perusahaan

Menetapkan kebijakan apakah karyawan memerlukan akses ke jaringan internal organisasi atau hanya akses ke layanan dan email berbasis cloud.

Pertimbangkan apakah tingkat akses yang sama ke data sensitif yang bisa diakses di kantor harus diberikan ketika karyawan berada di luar lokasi.

Jika diperlukan akses ke jaringan internal organisasi:

• ESET merekomendasikan ini hanya dari perangkat milik organisasi sehingga kendali penuh dari perangkat penghubung berada di bawah manajemen keamanan teknologi dan tim TI.

• Selalu gunakan VPN untuk menghubungkan pekerja WFH ke jaringan internal perusahaan. Ini mencegah serangan man-in-the-middle dari lokasi terpencil: ingatlah bahwa dengan bekerja dari rumah, lalu lintas kini mengalir melalui jaringan publik.

• Kontrol penggunaan perangkat eksternal seperti penyimpanan USB dan perangkat periferal.

Mengizinkan akses ke layanan surel dan cloud dari perangkat milik karyawan:

• Menerapkan kebijakan keamanan titik akhir yang sama untuk antimalware, firewall, dll. Seperti dengan perangkat yang dikelola perusahaan.

Jika perlu, berikan kepada karyawan lisensi untuk solusi yang sama yang digunakan pada perangkat milik organisasi.

Jika memerlukan lisensi tambahan, maka hubungi penyedia. Mereka mungkin memiliki solusi untuk melindungi Anda melalui cara yang di luar kebiasaan.

• Batasi kemampuan untuk menyimpan, mengunduh, atau menyalin data. Pelanggaran data dapat terjadi dari perangkat apa pun yang berisi data perusahaan yang sensitif.

• Pertimbangkan penggunaan mesin virtual untuk menyediakan akses: ini membuat karyawan berada dalam lingkungan yang terkendali dan membatasi pemaparan jaringan perusahaan ke lingkungan rumah. Ini mungkin lebih rumit untuk diatur, tetapi bisa menjadi solusi jangka panjang yang unggul.

Multifactor Authentication (MFA) memastikan bahwa akses ke layanan berbasis cloud atau akses jaringan penuh, hanya oleh pengguna yang berwenang.

Jika memungkinkan, gunakan sistem berbasis aplikasi atau token perangkat keras fisik untuk menghasilkan kode satu kali yang memberikan akses yang diautentikasi.

Karena mungkin ada batasan waktu untuk menyebarkan solusi, solusi berbasis aplikasi menghilangkan kebutuhan untuk membeli dan mendistribusikan perangkat keras.

Sistem berbasis aplikasi memberikan keamanan yang lebih besar daripada pesan SMS, terutama jika perangkat yang digunakan untuk menerima kode bukanlah perangkat yang dikelola organisasi dan dapat mengalami serangan swap SIM.

Protokol Keamanan Data

Meskipun dalam ketergesaan untuk menyediakan akses jarak jauh, jangan pernah mengorbankan cybersecurity atau kemampuan untuk mengelola sistem dan perangkat.

Kemampuan untuk mendukung pengguna dari jarak jauh akan sangat penting untuk memastikan operasi yang lancar, terutama jika pengguna dikarantina karena masalah kesehatan.

Pekerja jarak jauh perlu memiliki protokol komunikasi yang jelas untuk dukungan TI dan untuk manajemen krisis jika mereka menghadapi masalah yang tidak biasa atau mencurigakan yang mungkin merupakan hasil dari pelanggaran data.

Di luar teknologi dan proses fungsional, ada faktor kunci lain untuk kerja jarak jauh yang efektif, sehingga memberi kenyamanan dalam bekerja:

• Komunikasi - Pertimbangkan mengadakan briefing tim sekali sehari, menjalin komunikasi untuk memberikan semua orang kesempatan untuk berbagi pengalaman dan masalah.

• Responsif - Bekerja jauh tidak sama dengan bekerja di lingkungan kantor. Buat pedoman yang jelas tentang seberapa cepat pekerja jarak jauh diharapkan untuk menanggapi permintaan tergantung pada jenis komunikasi, email, dll.

• Pelaporan - Manajer perlu menerapkan prosedur yang memungkinkan mereka memastikan apakah pekerja jarak jauh menyelesaikan pekerjaan: pertemuan kelompok wajib, kolaborasi tim, laporan harian/mingguan/bulanan.

• Jadwal kerja - Setujui metode pencatatan jam kerja, meskipun itu sesederhana obrolan grup tim dan anggota mengucapkan selamat pagi ketika mereka memulai hari mereka.

• Kesehatan dan keselamatan - Apakah keyboard ergonomis di kantor perlu dibawa pulang untuk memberikan kenyamanan yang sama seperti yang biasa digunakan karyawan? Bekerja dari rumah tidak menghilangkan tanggung jawab untuk menyediakan lingkungan kerja yang baik.

• Tanggung jawab - Pastikan coverage untuk aset perusahaan saat berada dalam kepemilikan karyawan.

• Dukungan teknis – Bagikan nomor kontak dari tim TI agar semua pekerja jarak jauh perlu tahu cara mendapatkan bantuan saat dibutuhkan.

• Sosialisasi - Menyatukan pekerja jarak jauh, khususnya secara virtual. Interaksi sosial adalah bagian penting dari motivasi dan meningkatkan produktivitas. Pertimbangkan skema teman atau mentor sehingga setiap karyawan berpasangan dan dapat memecahkan masalah, berbagi atau bersosialisasi secara virtual.

• Aksesibilitas - Menetapkan kebijakan manajemen terbuka virtual, sama seperti yang ada di kantor. Pastikan orang-orang dapat diakses dan dapat dengan mudah dilibatkan.

Demikian panduan bekerja dari rumah (work from home) dari ESET Indonesia, khususnya terkait masalah keamanan siber.

Aplikasi Work from Home

Berikut ini 12 Aplikasi untuk Menunjang Aktivitas Bekerja di Rumah

1. Google Drive

Google Drive adalah layanan penyimpanan berbasis cloud milik Google. Aplikasi bisa menjadi tools penting untuk berbagi data  melalui smartphone, laptop, dan paket data.

2. VPN (Virtual private Network)

VPN adalah aplikasi untuk  keamanan data guna meng-enkripsi jaringan pribadi saat berada di rumah. Hal ini agar data-data tidak bocor ke tangan orang lain.

3. Workplace by Facebook

Workplace by Facebook adalah aplikasi untuk kalangan korporasi dan profesional di berbagai bidang.

4. Trello

Aplikasi Trello tersedia bagi freelancer atau pekerja lepas. Salah satu manfaat Trello adalah fleksibilitas dalam menghubungkan sebuah tim untuk menyelesaikan masalah bersama-sama.

5. Microsoft Teams

Microsoft Teams hampir sama seperti cara kerja Google Docs. Layanan ini menyediakan fitur-fitur seperti fasilitas pesan instan, panggilan suara, video call, pengiriman dokumen, dan sebagainya.

6. Discord

Discord adalah aplikasi pesan bagi kalangan gamers, namun bisa digunakan sebagai alternatif tools untuk keperluan Working from Home. Selain sudah terdapat fitur komunikasi seperti pesan teks, panggilan suara, panggilan video, dan pengaturan khusus sesuai job-desk, Discord juga memiliki keunggulan dalam hal kapasitas resource CPU yang digunakan.

7. WhatsApp

Aplikasi WhatsApp bisa mengirim file dokumen atau panggilan video dengan kualitas yang baik.

8. Slack

Slack adalah aplikasi partner untuk para pekerja lepas atau freelancer. Kinerja dan fitur aplikasi ini memang sangat powerfull untuk mendukung aktivitas work from home, terutama bagi pekerja di bidang IT.

Keunggulan lain yang akan Anda dapatkan jika menggunakan Slack adalah kemudahan integrasinya yang bisa terkoneksi langsung dengan Dropbox, Google Docs, dan sebagainya.

9. Zoom

Zoom adalah salah satu aplikasi terbaik saat ini yang bisa Anda gunakan untuk menggelar video konferensi.

10. Skype for Business

Skype for Business menunjang panggilan suara, video, dan transfer file ke banyak orang. Tidak jauh berbeda dengan Zoom, Skype for Business bisa dijadikan pilihan untuk mengantisipasi kebutuhan rapat dengan klien.

11. Google Hangout Meet

Aplikasi Google Hangout Meet merupakan platform penunjang aktivitas work from home yang bisa dimanfaatkan untuk menampung hingga 250 orang. Google Hangout Meet bisa juga menyiarkan live stream hingga 100 ribu penonton.

12. Google Sheet

Google Sheet adalah program pengolah data berbasis baris dan kolom seperti Microsoft Excel. Layanan Google Sheet bisa diakses, diedit, dan dibagikan kepada seluruh departemen secara instan.

Demikian Panduan Bekerja dari Rumah plus Aplikasi Work from Home. Wasalam. (www.romelteamedia.com).*